Tietosuojaseloste - Rekrytointi

Hyväksytty 17.5.2018

Rekisterinpitäjät 

Proventia Oy
y-tunnus: 0961194-0

Proventia Group Oy
y-tunnus: 1612236-0

kummankin edellä mainitun yrityksen osoite:

Tietotie 1, 90460 Oulunsalo
puhelin: 020 7810 200 vaihde

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Talousjohtaja Kaisu Kivioja
puhelin: 050 327 5774
sähköposti: kaisu.kivioja(at)proventia.com
postiosoite: Tietotie 1, 90460 Oulunsalo

Tietosuojavastaava

Proventia Group Oy ja Proventia Oy ovat selvityksessään päätyneet siihen, että tietosuojavastaavaa ei valita, koska kummankaan yrityksen ydintehtävät eivät muodostu käsittelytoimista, jotka edellyttävät rekisteröityjen säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa laajassa mitassa tai kohdistu henkilötietojen erityisiin tietoryhmiin. Tietosuojaan liittyvät tehtävät sisältyvät laatupäällikön tehtävään, yhteystiedot:

Mika Haataja
puhelin: 050 4642 680
sähköposti: rekisterit(at)proventia.com
posti: Tietotie 1, 90460 Oulunsalo

Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Rekrytointi.

Niiden tietojen osalta, jotka on tallennettu Sympa HR-henkilötietojärjestelmään, rekisterin tekninen ylläpitäjä on:

Sympa Oy
y-tunnus: 1938597-5
osoite: Askonkatu 9 F, 15100 Lahti
sähköpostiosoite: info(at)sympa.fi
www.sympa.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Proventia Group Oy:n ja Proventia Oy:n tiedostoa rekisterinpitäjille hakeneista työnhakijoista rekrytoijien ja rekrytoivien esimiesten käyttöön. Hakemus voi olla tiettyyn tehtävään osoitettu tai ns. avoin hakemus. Hakemukset voivat olla sisäisiä (Proventia-konsernin henkilöstöltä) tai ulkoisia hakemuksia.

Proventia Group Oy ja Proventia Oy eivät tee profilointia.

Rekisterin tietosisältö 

Rekisterissä käsitellään Proventia Group Oy:n ja Proventia Oy:n työnhakijoiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita rekrytointiin liittyviä tarpeellisia tietoja.

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:

  • henkilötiedot: etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite
  • koulutus- ja pätevyystietoja, valmistumisaste, erityisosaaminen, kielitaito, tietotekninen osaaminen, tietoja aiemmista työpaikoista, hakijan toivomuksia haettavaa työtehtävää kohtaan, palkkatoivomus koskien haettavaa tehtävää, suosittelijoiden yhteystiedot
  • dokumentteja kuten hakemus, ansioluettelo, valokuva, työ- ja opiskelutodistukset
  • muita hakuprosessin yhteydessä annettuja tietoja sekä
  • hakijan mahdollisten suosittelijoiden antamat tiedot ja
  • muistiinpanoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Tietoja voidaan kerätä hakijan suostumuksella myös muualta (esimerkiksi hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta).

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisteristä tulostetaan aineistoa vain tarvittaessa. Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukitussa tilassa tai lukituissa kaapeissa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Tulostettu aineisto tuhotaan käytön jälkeen.

Digitaalisesti tallennetun tiedon käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja henkilökohtaista salasanaa, jotka on annettu vain rekrytoijille sekä rekrytoiville esimiehille.

Teknisten laitteistojen suojaus on hoidettu huolellisesti.

Proventia Group Oy:n ja Proventia Oy:n henkilötietoja käsittelevät yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet säilyttämään ja käsittelemään henkilötietoja tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla ja huolehtimaan niiden tietoturvallisesta käsittelystä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Proventia Group Oy ja Proventia Oy voivat luovuttaa henkilötietoja samaan konserniin kuuluville yrityksille sekä palveluidensa tuottamiseen osallistuville alihankkijoinaan toimiville kolmansille osapuolille. Yhteistyökumppanit eivät saa käyttää tietoja muihin tarkoituksiin tai luovuttaa niitä kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle 

Pääsääntöisesti Proventia Group Oy ja Proventia Oy eivät siirrä hallussaan olevia tietoja EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle.

Sympa Oy:n palvelinsalitoiminnot on ulkoistettu iso-britannialaiselle Rackspace Ltd –yhtiölle (www.rackspace.co.uk). Palvelinsalit, jossa Sympa HR-järjestelmän henkilötiedot ovat, sijaitsevat Rackspacen tiloissa Iso-Britanniassa, mutta Rackspacen Yhdysvalloissa sijaitsevalla konserniyhtiöllä on poikkeustapauksissa pääsy henkilötietoihin ylläpitotoimien suorittamiseksi. Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle perustuu Privacy Shield -järjestelmään, johon siirronsaajana oleva Rackspace US Inc. on rekisteröitynyt. Sympa HR-järjestelmässä olevat henkilötiedot on kryptattu.

Sympa Oy voi Proventia Group Oy:n kirjallisella luvalla käyttää myös muita EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitsevia palveluntarjoajia Sympa HR-järjestelmän toteuttamiseksi, mutta henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

Tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.

Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa muut itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista 

Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee toimittaa asiaa koskeva vaatimuksensa rekisterinpitäjälle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 

Työnhakijalla on rekisteröitynä oikeus myös:

  • tietyin edellytyksin vastustaa käsittelyä;
  • tietyin edellytyksin saada siirtää tiedot järjestelmästä toiseen; ja
  • peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos tietojen käsittely on perustunut suostumukseen. 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja lähettää se kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Henkilötietojen poistaminen ja säilytysaika 

Avoimen hakemuksen tietoja säilytetään rekisterisissä 6 kuukautta.

Tiettyyn tehtävään osoitettua hakemusta säilytetään lakiin perustuvan velvoitteen, kuten yhdenvertaisuuden, toteuttamiseksi tai sen asianmukaisen toteuttamisen näyttämiseksi.

Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan poistaa puutteellisin tiedoin varustettuja työpaikkahakemuksia.

Hakemuksia voidaan käsitellä myös muiden mahdollisten työpaikkojen täyttämistä koskevia valintoja varten, ellei työnhakija ole ilmoittanut rekisterinpitäjälle haluavansa, että hakemusta käsitellään vain tiettyyn nimenomaiseen tehtävään tai muuten pyytänyt käsittelyn lopettamista.

Digitaaliset tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla ja paperiset asiakirjat hävitetään tietoturva huomioiden asianmukaisesti, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Proventia Group Oy:tä tai Proventia Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

Muutokset tietosuojaselosteeseen 

Proventia Group Oy ja Proventia Oy pidättävät oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan.