Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
Hyväksytty 17.5.2018
Rekisterinpitäjä
Proventia Oy
y-tunnus: 0961194-0
osoite: Tietotie 1, 90460 Oulunsalo
puhelin: 020 7810 200 (vaihde)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Myyntijohtaja Petri Saari
puhelin: 040 7775 769
sähköposti: petri.saari (at) proventia.com
postiosoite: Tietotie 1, 90460 Oulunsalo
Tietosuojavastaava
Proventia Oy on selvityksessään päätynyt siihen, että tietosuojavastaavaa ei valita, koska yrityksen ydintehtävät eivät muodostu käsittelytoimista, jotka edellyttävät rekisteröityjen säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa laajassa mitassa tai kohdistu henkilötietojen erityisiin tietoryhmiin. Tietosuojaan liittyvät tehtävät sisältyvät kehitysjohtajan tehtävään.
Yhteystiedot:
Kaisu Kivioja
puhelin: 050 327 5774
sähköposti: rekisterit (at) proventia.com
posti: Nuottasaarentie 5, 90400 Oulu
Rekisterin nimi
Asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Proventia Oy:n ja sen asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto, markkinoinnin ja myynnin kohdentaminen tai muu asiallinen yhteys.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
- asiakassuhteen hoitaminen
- tuotteisiin liittyvät takuuasiat
- asiakassuhteeseen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
- asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
- viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen sekä kontakti- ja asiakashistorian hallinta
- tapaamisen järjestäminen potentiaalisen asiakkaan kanssa
- myyntimateriaalin lähettäminen
Proventia Oy ei tee asiakastietoihin liittyvää profilointia.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
- nimi
- sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut tarpeelliset yhteystiedot
- organisaatio ja asema
- organisaation yhteystiedot
- asiakaskontaktissa syntynyt asiakkuudenhallintatieto (muistiinpanoja)
- asiakkaan hankkimat tuotteet ja palvelut sekä niiden laskutus- ja muut maksuliikenteeseen liittyvät tiedot
- rekisteröidyn itse tallettamat tiedot hänestä itsestään
- rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot tai muut vastaavat tiedot
- asiointihistoriatiedot sekä • muut asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja sidosryhmien itse Proventia Oy:lle tiedoksi antamat tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn asiakkuuteen tai asialliseen yhteyteen liittyvien palveluiden käytöstä, viestintä- sekä asiointi- ja muuhun toimintaan liittyvät tapahtumista. Tietoja voidaan saada myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan osapuolen toimittamina. Uusien potentiaalisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja tietoa kerätään julkisista lähteistä.
Tämä sivusto käyttää evästeitä. Proventia.com –verkkosivuston vierailijoista voidaan kerätä tietoa ja sivustolla voidaan käyttää evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat sivuston vierailijan päätelaitteelle. Proventia käyttää evästeitä parantaakseen sivuston käyttökokemusta, arvioidakseen käytettyä sisältöä ja tukeakseen markkinointia. Evästeiden avulla kerätty tieto on anonyymiä, eikä niiden avulla voida saada tietoa yksittäisestä tunnistettavasta henkilöstä.
Evästeiden avulla voidaan kerätä esimerkiksi seuraavia tietoja:
- käyttäjän IP-osoite
- vierailun kellonaika
- vieraillut sivut ja vierailun kesto
- vierailijan organisaatio, maa ja kaupunki
- selain- ja käyttöjärjestelmätietoja
- liikenteen lähteet sekä hakutermit, jotka johtivat sivustolle
Käyttämällä Proventia.com –verkkosivustoa käyttäjä hyväksyy evästeiden käytön ja tallentamisen tietokoneelleen. Useimmat selainohjelmat hyväksyvät evästeet automaattisesti. Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimen asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Tässä tapauksessa käyttäjä kuitenkin hyväksyy sen, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.
Lain mukaan voimme tallentaa evästeitä laitteellesi, mikäli se on ehdottoman tärkeää sivuston toiminnan kannalta. Tarvitsemme suostumuksesi kaikenlaisten evästeiden käytölle.
Tämä sivusto käyttää erityyppisiä evästeitä. Jotkut evästeet ovat sivuillamme esiintyvienkolmansien osapuolten palveluiden asettamia. Voit muuttaa tai peruuttaa hyväksyntäsi sivustollamme avaamalla evästeilmoituksen tästä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Digitaalisen rekisterin sisältämät tiedot suojataan teknisesti palomuureilla, antamalla pääsy siihen oikeutetuille henkilöille henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä muilla tietoturvan toimialla yleisesti hyväksyttävillä teknisillä keinoilla.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Proventia Oy voi luovuttaa tai siirtää henkilötietoja sen kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille sekä palveluidensa tuottamiseen osallistuville alihankkijoinaan toimiville kolmansille osapuolille. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat kyseisen rekisterin toiminta-ajatusta (esimerkiksi suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset). Yhteistyökumppanit eivät saa käyttää tietoja muihin tarkoituksiin tai luovuttaa niitä kolmansille osapuolille.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Asiakkaan mahdollisesti pyytämät tiedonsiirrot EU tai ETA-alueen ulkopuolelle tehdään niin, että ne täyttävät Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen tiedonsiirtoa koskevat vaatimukset.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Proventia Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee toimittaa asiaa koskeva vaatimuksensa Proventia Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita Proventia Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Proventia Oy:n ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.
Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa Proventia Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.
Proventia Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Proventia Oy:lle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
Henkilötietojen poistaminen ja säilytysaika
Proventia Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Proventia Oy:tä poistamaan häntä koskevat tiedot.
Digitaaliset tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla ja paperiset asiakirjat hävitetään tietoturva huomioiden asianmukaisesti, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Proventia Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Proventia Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan.