Tietosuojaseloste - Rekrytointi

Hyväksytty 23.5.2019 
Päivitetty 5.7.2023

1 Rekisterinpitäjät 

Proventia Oy
y-tunnus: 0961194-0

Proventia Group Oyj
y-tunnus: 1612236-0

kummankin edellä mainitun yrityksen osoite:

Tietotie 1, 90460 Oulunsalo
puhelin: 020 7810 200 vaihde

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Director, Development, HR & ICT Kaisu Kivioja
puhelin: 050 327 5774
sähköposti: rekisterit(at)proventia.com
postiosoite: Tietotie 1, 90460 Oulunsalo

3 Tietosuojavastaava

Proventia Group Oyj ja Proventia Oy ovat selvityksessään päätyneet siihen, että tietosuojavastaavaa ei valita, koska kummankaan yrityksen ydintehtävät eivät muodostu käsittelytoimista, jotka edellyttävät rekisteröityjen säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa laajassa mitassa tai kohdistu henkilötietojen erityisiin tietoryhmiin. Tietosuojaan liittyvät tehtävät sisältyvät Director, Development, HR & ICT -tehtävään, yhteystiedot kohdassa 2.

4 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Rekrytointi.
Keräämme työnhakijoiden henkilötietoja Recruitee-rekrytointijärjestelmään, jossa käsitellään ja hallinnoidaan työnhakijoiden rekrytointiprosessia.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Proventia Group Oyj:n ja Proventia Oy:n tiedostoa rekisterinpitäjille hakeneista työnhakijoista rekrytoijien ja rekrytoivien esimiesten käyttöön. Hakemus voi olla tiettyyn tehtävään osoitettu tai ns. avoin hakemus. Hakemukset voivat olla sisäisiä (Proventia-konsernin henkilöstöltä) tai ulkoisia hakemuksia.

Proventia Group Oyj ja Proventia Oy eivät tee profilointia.

6 Rekisterin tietosisältö 

Rekisterissä käsitellään Proventia Group Oyj:n ja Proventia Oy:n työnhakijoiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita rekrytointiin liittyviä tarpeellisia tietoja. 
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja: 

  • henkilötiedot: etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite
  • koulutus- ja pätevyystietoja, valmistumisaste, erityisosaaminen, kielitaito, tietotekninen osaaminen, tietoja aiemmista työpaikoista, hakijan toivomuksia haettavaa työtehtävää kohtaan, palkkatoivomus koskien haettavaa tehtävää, suosittelijoiden yhteystiedot
  • dokumentteja, kuten hakemus, ansioluettelo, valokuva tai videohakemus, työ- tai opiskelutodistukset
  • henkilöarvioinnin tiedot
  • muita hakuprosessin yhteydessä annettuja tietoja sekä
  • hakijan mahdollisten suosittelijoiden antamat tiedot ja
  • muistiinpanoja.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.  
Tietoja voidaan kerätä hakijan suostumuksella myös muualta (esimerkiksi hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta). 

8 Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisteristä tulostetaan aineistoa vain tarvittaessa. Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukitussa tilassa tai lukituissa kaapeissa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Tulostettu aineisto tuhotaan käytön jälkeen.

Digitaalisesti tallennetun tiedon käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja henkilökohtaista salasanaa, jotka on annettu vain rekrytoijille sekä rekrytoiville esimiehille.  

Teknisten laitteistojen suojaus on hoidettu huolellisesti. 

Proventia Group Oyj:n ja Proventia Oy:n henkilötietoja käsittelevät yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet säilyttämään ja käsittelemään henkilötietoja tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla ja huolehtimaan niiden tietoturvallisesta käsittelystä.

9 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Proventia Group Oyj ja Proventia Oy voivat luovuttaa henkilötietoja samaan konserniin kuuluville yrityksille sekä palveluidensa tuottamiseen osallistuville alihankkijoinaan toimiville kolmansille osapuolille. Yhteistyökumppanit eivät saa käyttää tietoja muihin tarkoituksiin tai luovuttaa niitä kolmansille osapuolille.

10 Tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle 

Proventia Group Oyj ja Proventia Oy eivät siirrä hallussaan olevia tietoja EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle.

11 Tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.  

Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa muut itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. 

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. 

Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista 

Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee toimittaa asiaa koskeva vaatimuksensa rekisterinpitäjälle kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. .

13 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 

Työnhakijalla on rekisteröitynä oikeus myös:

  • tietyin edellytyksin vastustaa käsittelyä;
  • tietyin edellytyksin saada siirtää tiedot järjestelmästä toiseen; ja
  • peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos tietojen käsittely on perustunut suostumukseen. 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja lähettää se kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

14 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15 Henkilötietojen poistaminen ja säilytysaika 

Avoimen hakemuksen tietoja säilytetään rekisterisissä 6 kuukautta hakemuksen jättämisestä lukien.

Tiettyyn tehtävään osoitettua hakemusta säilytetään kaksi vuotta työhakemuksen jättämisestä lukien.

Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan poistaa puutteellisin tiedoin varustettuja työpaikkahakemuksia.

Hakemuksia voidaan käsitellä myös muiden mahdollisten työpaikkojen täyttämistä koskevia valintoja varten, ellei työnhakija ole ilmoittanut rekisterinpitäjälle haluavansa, että hakemusta käsitellään vain tiettyyn nimenomaiseen tehtävään tai muuten pyytänyt käsittelyn lopettamista.

Digitaaliset tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla ja paperiset asiakirjat hävitetään tietoturva huomioiden asianmukaisesti, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Proventia Group Oyj:tä tai Proventia Oy:tä säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

16 Muutokset tietosuojaselosteeseen 

Proventia Group Oyj ja Proventia Oy pidättävät oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan.