Proventian ilmoituskanava
Noudatamme lakeja ja toimimme hyvän hallintotavan mukaisesti kaikkialla missä toimimme. Vastuullisuus, avoimuus, rehellisyys ja luottamus ovat eettisten toimintaohjeidemme ydin ja osa yrityskulttuuriamme. Ilmoituskanavamme on tärkeä osa vastuullista toimintaamme.
Mitä Whistleblowing tarkoittaa?
Whistleblowing, pelin poikki viheltäminen, tarkoittaa laittomuuden, väärinkäytöksen tai epäeettisen toiminnan esille nostamista. Ilmoituskanavan tarkoitus on tunnistaa ja korjata mahdollisia epäkohtia toiminnassamme. Ilmoituksen tekijän tulee toimia vilpittömässä mielessä ja rehellisesti.
Henkilöstölle
- Kannustamme henkilöstöämme ottamaan ensisijaisesti yhteyttä omaan esihenkilöön.
- Whistleblowing-ilmoituskanava mahdollistaa myös nimettömän ilmoittamisen epäillyistä väärinkäytöksistä.
Sidosryhmille
- Henkilöstön lisäksi ulkoiset sidosryhmät voivat nimettömästi ilmoittaa väärinkäyttöepäilyistä tai muista rikkomuksista ilmoituskanavassa. Ilmoituskanavassa käsitellään vain väärinkäytösilmoituksia.
- Muut ilmoitukset, kuten asiakaspalautteet tai reklamaatiot, tulee jättää niiden omissa kanavissa.
Luottamuksellisuus
Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti. Käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus. Ilmoituksen voi tehdä anonyyminä tai omalla nimellä. Kummallakin tavalla tehdyt ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti. Ilmoittajan henkilöllisyys, silloin kun ilmoitusta ei ole tehty anonyyminä, on vain ilmoituksen käsittelyyn nimettyjen henkilöiden sekä asiaa asiantuntijoina tutkimaan kutsuttujen henkilöiden tiedossa.
EU:n whistleblower-direktiivin (EU 2019/1937) ja väärinkäytösten ilmoittamista koskevan kansallisen lainsäädännön mukaista ilmoittajan suojaa saa silloin, kun väärinkäytös on havaittu työn yhteydessä ja kun ilmoitus koskee julkisia hankintoja, finanssipalveluita,- tuotteita ja -markkinoita, rahanpesun ja terrorismin estämistä, tuoteturvallisuutta ja vaatimustenmukaisuutta, liikenneturvallisuutta, ympäristönsuojelua, säteily- ja ydinturvallisuutta, elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuutta sekä eläinten terveyttä ja hyvinvointia, kansanterveyttä, kuluttajansuojaa tai yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuutta.
Muun tyyppiset väärinkäytösilmoitukset tutkitaan tapaukseen soveltuvien muiden lakien sekä hyvän hallintotavan periaatteiden mukaisesti ilmoittajaa parhain mahdollisin keinoin suojaten.
Toimintaohjeet whistleblowing-ilmoituksen tekemiseen
Väärinkäytösilmoitus tehdään omalla nimellä tai anonyymisti. Järjestelmä mahdollistaa viestimisen ilmoittajan kanssa, vaikka ilmoitus olisi tehty anonyymisti. Ilmoitukseen on pääsy vain ilmoituksen käsittelystä vastaavilla henkilöillä.
Ilmoituksen voit laatia täällä
Ilmoituksen käsittely
Asiaa tutkii Proventialla tähän tehtävään nimetty ryhmä, johon kuuluvat henkilöt ovat sitoutuneet säilyttämään ja käsittelemään tietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Jos joku ryhmään nimetyistä henkilöistä on esteellinen, hän ei osallistu asian käsittelyyn. Ryhmään nimetyt henkilöt voivat kutsua yksittäisen asian käsittelijäksi muita Proventian työntekijöitä tai ulkopuolisia henkilöitä tapauskohtaisesti asiantuntijoiksi.
Ilmoitusten käsittelystä vastaavien henkilöiden vastuulla on ilmoituksen esikäsittely ja tilannearviointi, jolloin päätetään, onko kyseessä ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluva ilmoitus. Epäselvissä tapauksissa ilmoittajalta kysytään, voidaanko ilmoitus käsitellä esimerkiksi asiakaspalautteena, jolloin ilmoittajansuojaa ei saa ja henkilötiedot eivät ole niin tarkoin salassa pidettäviä kuin väärinkäytösilmoituksissa.
Vastaanottoilmoitus
Ilmoittaja saa vastaanottoilmoituksen seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta ilmoituskanavan kautta.
Jos ilmoitus ei selkeästi kuulu ilmoituskanavaan väärinkäytösilmoituksena, ilmoittajalle ilmoitetaan asian siirtämisestä muuhun käsittelyprosessiin tai muulle vastuutaholle. Jos ilmoitusta ei ole tarpeen siirtää muuhun käsittelyprosessiin tai muulle vastuutaholle, ilmoittajalle annetaan ilmoitus, ettei jatkotoimia suoriteta.
Tutkinnan jatkotoimenpiteiden arviointi
Kun kyseessä on ilmoituskanavaan kuuluva väärinkäytösilmoitus, Proventian asiaan nimeämät ilmoituskanavaan tulleiden ilmoitusten käsittelystä vastaavat henkilöt arvioivat tarvittavat tutkinnan jatkotoimenpiteet ja kutsuvat tarvittaessa Proventian työntekijöitä tai ulkopuolisia asiantuntijoita tutkimaan asiaa.
Ilmoituksen tutkinta
Jos ilmoitus osoittautuu todeksi, ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt raportoivat asiasta toimitusjohtajalle tai hallituksen puheenjohtajalle, jotta toimenpiteisiin rikkomiseen puuttumiseksi voidaan ryhtyä.
Toimenpiteistä ilmoittajalle ilmoittaminen
Ilmoituskanavaan tulleiden ilmoitusten käsittelystä vastaavat henkilöt ilmoittavat ilmoittajalle jatkotoimenpiteistä kolmen kuukauden kuluessa väärinkäytösilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta ilmoituskanavassa.
Tieto toimenpiteistä annetaan siinä laajuudessa kuin kolmen kuukauden aikaraja, salassapito ja muut seikat huomioon ottaen on mahdollista.
Ilmoituksen tutkinnan tulokset ja päätökset
Tutkinnan tuloksena Proventia päättää jatkotoimenpiteistä ja niiden toimeenpanosta tai toteaa, ettei ilmoitus johda toimenpiteisiin. Jatkotoimenpiteet voivat koskea esimerkiksi prosessien kehittämistä, sopimusasioita, henkilöstöhallinnollisia toimia, rikosilmoituksen tekemistä ja oikeustoimia. Mahdollisuuksien mukaan ilmoittajalle ilmoitetaan myöhemmin myös tutkinnan lopullisista tuloksista.