Whistleblowingový kanál společnosti Proventia

Všude, kde působíme, dodržujeme zákony a principy dobré správy. Odpovědnost, otevřenost, poctivost a důvěra jsou základem našeho kodexu chování (in English) a součástí naší firemní kultury. Náš whistleblowingový kanál je důležitou součástí našeho odpovědného podnikání. 

Co znamená whistleblowing?

Whistleblowing znamená nahlašování veškerých nezákonných nebo neetických aktivit či zneužití. Účelem whistleblowingového kanálu je identifikace a náprava případných nedostatků v našem podnikání. Každý, kdo podává oznámení, musí jednat upřímně a čestně.

Pro naše zaměstnance
  • Doporučujeme našim zaměstnancům, aby se v první řadě obrátili na svého nadřízeného..
  • Prostřednictvím whistleblowingového kanálu lze jakékoli podezření na zneužití nahlásit i anonymně.
Pro naše zúčastněné strany
  • Kromě našich zaměstnanců mohou anonymně hlásit jakékoli podezření na zneužití nebo jiné porušení předpisů i naše externí zúčastněné strany, a to prostřednictvím whistleblowingového kanálu. Oznámení o zneužití se zpracovávají pouze ve whistleblowingovém kanálu.
  • Jakákoli jiná oznámení, včetně zpětné vazby od zákazníků a stížností, je třeba zasílat samostatnými kanály. 
Důvěrnost

Všechna oznámení se budou zpracovávat důvěrně. Každý, kdo se podílí na zpracování, je vázán povinností mlčenlivosti. Oznámení lze podávat anonymně nebo zadáním jména odesílatele. Oznámení podaná oběma způsoby se budou zpracovávat důvěrně. Totožnost osob, které podávají oznámení zadáním vlastního jména, bude známa pouze určeným osobám a všem, kteří jsou přizváni k prošetření záležitosti jako specialisté.

Ochrana stanovená obecným směrnicí EU o whistleblowerech (EU 2019/1937) a vnitrostátními právními předpisy o whistleblowingu je poskytována, finančních služeb, produktů nebo trhů, prevence praní špinavých peněz a terorismu, bezpečnosti výrobků a dodržování předpisů, bezpečnosti provozu, ochrany životního prostředí, radiační a jaderné bezpečnosti, bezpečnosti potravin a krmiv, zdraví a dobrých životních podmínek zvířat, národního zdraví, ochrany spotřebitele, ochrany soukromí a osobních údajů nebo bezpečnosti sítí a datových systémů.

Ostatní typy oznámení o zneužití se budou prošetřovat v souladu s ostatními platnými právními předpisy a principy dobré správy, a to s využitím nejlepších možných prostředků na ochranu podavatele oznámení.

Jak může oznamovatel podat oznámení?

Oznámení byste měli zpravidla podat prostřednictvím whistleblowingového kanálu společnosti Proventia.

Oznámení můžete podat anonymně nebo s uvedením jména. Systém umožňuje komunikaci s podavatelem oznámení, i když bylo oznámení podáno anonymně. K oznámením mají přístup pouze osoby odpovědné za jejich zpracování.

Oznámení si můžete připravit zde

Zpracování oznámení

Oznámení bude prošetřovat tým jmenovaný společností Proventia, přičemž jeho členové se zavazují uchovávat a zpracovávat údaje v souladu se zákonem. V případě, že je některý z členů týmu diskvalifikován, nemůže se účastnit zpracování případu. Jmenovaní členové týmu mohou ke zpracování jednotlivých případů přizvat další zaměstnance společnosti Proventia nebo externí specialisty.

Osoby odpovědné za zpracování oznámení posuzují oznámení a situaci, aby určily, zda oznámení spadá do působnosti zákona o ochraně oznamovatelů. V nejasných situacích je třeba se osoby podávající oznámení zeptat, zda lze její oznámení zpracovat například jako zpětnou vazbu od zákazníka, v takovém případě není poskytována ochrana oznamovatele a osobní údaje nejsou tak důvěrné jako v případě oznámení o zneužití.

Potvrzení o přijetí

Osoby, které podají oznámení, obdrží do sedmi dnů od obdržení oznámení potvrzení o jeho přijetí z whistleblowingového kanálu.

Pokud oznámení není jednoznačně oznámením o zneužití, které by se mělo zpracovat v rámci whistleblowingového kanálu, bude oznamovatel informován o převodu svého případu na jiný proces nebo odpovědnou stranu. Není-li třeba oznámení převést na jiný proces nebo odpovědnou stranu, bude oznamovatel vyrozuměn o tom, že nebudou přijata žádná další opatření.

Hodnocení dalších vyšetřovacích opatření

Pokud je třeba zpracovat oznámení o zneužití v rámci whistleblowingového kanálu, osoby odpovědné za zpracování oznámení podaných do whistleblowingového kanálu jmenované společností Proventia posoudí, jaká další vyšetřovací opatření jsou zapotřebí, a přizvou k prošetření případu další zaměstnance společnosti Proventia či externí specialisty.

Prošetřování oznámení

Pokud se ukáže, že oznámení je pravdivé, osoby odpovědné za zpracování oznámení nahlásí případ generálnímu řediteli nebo předsedovi správní rady, aby podnikli kroky k prošetření pochybení.

Upozornění oznamovatele na další opatření

Osoby odpovědné za zpracování oznámení podaných prostřednictvím whistleblowingového kanálu vyrozumí oznamovatele o dalších opatřeních do tří měsíců od odeslání potvrzení o přijetí oznámení prostřednictvím whistleblowingového kanálu.

Informace o dalších opatřeních budou poskytnuty v rozsahu, který je možný s ohledem na tříměsíční lhůtu, důvěrnost a další faktory.

Výsledky a závěry šetření

Na základě šetření společnost Proventia rozhodne o dalších opatřeních a jejich provedení nebo rozhodne, že žádná další opatření nejsou nutná. Další opatření se mohou týkat rozvoje procesů, dohod, HR aktivit, oznámení případu jako trestného činu nebo soudního řízení. Pokud je to možné, budou oznamovatelé vyrozuměni o konečných výsledcích šetření.

Možnost externího oznámení

Kromě vnitřního oznamovacího systému umožňuje Zákon o ochraně oznamovatelů využít také další způsoby oznámení. Těmito externími způsoby oznámení jsou: