Datenschutzerklärung des Kunden- und Marketingregisters
Genehmigt am 17.05.2018
1 Registerführer
Proventia Oy
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: 0961194-0
Anschrift: Tietotie 1, 90460 Oulunsalo
Telefonnummer: +358 (0) 20 7810 200 (Zentrale)
2 Ansprechpartner für Registrierungsangelegenheiten
Verkaufsleiter Petri Saari
Telefonnummer: +358 (0) 40 7775 769
E-Mail-Adresse: petri.saari(at)proventia.com
Postanschrift: Tietotie 1, 90460 Oulunsalo
3 Datenschutzbeauftragter
Proventia Oy ist in seinem Bericht zu dem Schluss gekommen, dass der Datenschutzbeauftragte nicht gewählt wird, da die Kernaufgaben des Unternehmens nicht in Verarbeitungsvorgängen bestehen, die eine regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Personen in großem Maßstab erfordern oder auf bestimmte Kategorien personenbezogener Daten abzielen. Die den Datenschutz betreffenden Aufgaben gehören zu den Aufgaben des Qualitätsleiters.
Kontaktdaten:
Jouni Juvonen
Telefonnummer: +358 50 4855 504
E-Mail-Adresse: rekisterit(at)proventia.com
Postanschrift: Tietotie 1, 90460 Oulunsalo
4 Registerbezeichnung
Kunden- und Marketingregister
5 Zweck und Grundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Hauptgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Kundenbeziehung zwischen Proventia Oy und seinem Kunden, die Zustimmung des Kunden, die Bestellung des Kunden, die Zuordnung von Marketing und Vertrieb oder eine andere relevante Verbindung.
- Die personenbezogenen Daten können für folgende Verwendungszwecke verarbeitet werden:
- Verwaltung der Kundenbeziehung
- Garantieangelegenheiten der Produkte
- Verwaltung, Implementierung, Entwicklung und Überwachung der Kommunikation und des Marketings von Kundenbeziehungen
- Erheben und Verarbeiten von Kundenfeedback- und Kundenzufriedenheitsdaten
- Ausrichtung auf Kommunikation, Marketing und Dienstleistungen sowie Verwaltung des Kontakt- und Kundenverlaufs
- Organisation von Besprechungen mit potenziellen Kunden
- Senden von Verkaufsmaterialien
- Proventia Oy führt keine Profilerstellung der Kundendaten durch.
6 Dateninhalt des Registers
Die folgenden Arten von Daten können über die registrierte Person gespeichert werden:
- Name
- E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weitere erforderliche Kontaktdaten
- Unternehmen und Position
- Kontaktdaten des Unternehmens
- Daten des Kundenbeziehungsmanagements, die im Kundenkontakt generiert wurden (Notizen)
- von Kunden bezogenen Produkte und Dienstleistungen sowie deren Abrechnungsdaten und weitere Daten im Zusammenhang mit Zahlungsvorgängen
- Von der registrierten Person selbst gespeicherte Daten über die eigene Person
- Von der registrierten Person selbst generierte Inhalte wie Kundenfeedback sowie zusätzliche von ihr selbst bereitgestellte Informationen wie Kundenwünsche, Zufriedenheitsdaten oder ähnliche Daten
- Daten zum Transaktionsverlauf
- weitere Daten, die Proventia Oy von Kunden, potenziellen Kunden und Interessenvertretern selbst zur Verfügung gestellt werden.
7 Ordnungsgemäße Datenquellen
Die Daten werden hauptsächlich von der betroffenen Person selbst und über die Nutzung der Dienste im Zusammenhang mit der Kundenbeziehung oder Geschäftsverbindung, Kommunikation, Transaktionen und anderen Aktivitäten der betroffenen Person erhalten. Daten können auch über Adress-, Aktualisierungs- oder andere ähnliche Dienstleister bereitgestellt werden. Die Erfassung von Daten über neue potenzielle Kunden basiert auf dem Geschäftsbetrieb und die Daten werden aus öffentlichen Quellen erfasst.
Von Benutzern der Website www.proventia.com können Daten erfasst und auf der Website können Cookies verwendet werden. Cookies sind kleine Textdateien, die auf einem Endgerät des Benutzers gespeichert werden. Proventia verwendet Cookies, um die Benutzererfahrung der Website zu verbessern, den verwendeten Inhalt zu bewerten und das Marketing zu unterstützen. Die mithilfe der Cookies gesammelten Daten sind anonym und mit deren Hilfe können keine Daten über eine einzelne identifizierbare Person erfasst werden.
Mithilfe von Cookies können beispielsweise die folgenden Daten erfasst werden:
- IP-Adresse des Benutzers
- Uhrzeit des Besuchs
- besuchte Seiten und Dauer des Besuchs
- Unternehmen, Land und Stadt des Benutzers
- verwendeter Browser-Typ und Betriebssystem des Endgeräts
- zuvor und anschließend besuchte Website.
Mit der Verwendung der Website www.proventia.com akzeptiert der Benutzer die Verwendung und Speicherung von Cookies auf seinem Computer. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Der Benutzer hat die Möglichkeit, die Verwendung von Cookies zu blockieren, indem er die Browser-Einstellungen so ändert, dass der Browser das Speichern von Cookies nicht zulässt. In diesem Fall akzeptiert der Benutzer jedoch, dass das Blockieren der Verwendung von Cookies bei einigen Diensten die Funktionalität des Dienstes beeinträchtigen kann.
8 Schutzprinzipien des Registers
Die im digitalen Register enthaltenen Daten werden technisch durch Firewalls geschützt, indem autorisierten Personen mit einem persönlichen Benutzernamen und Passwort Zugang gewährt wird, sowie durch andere technische Mittel, die von der Datensicherheitsbranche allgemein akzeptiert werden.
9 Ordnungsgemäße Übergabe der Daten
Proventia Oy kann personenbezogene Daten an Unternehmen weitergeben, die zum selben Konzern gehören sowie an Dritte, die als Subunternehmer an der Erbringung ihrer Dienstleistungen beteiligt sind. Die Weitergabe von Daten an Partner erfolgt nur zu Zwecken, die die Geschäftsidee des betreffenden Registers unterstützen (z. B. Direktmarketing, Meinungsumfragen und Marktforschung). Partner dürfen die Daten nicht für andere Zwecke verwenden oder an Dritte weitergeben.
10 Datentransfer außerhalb der EU oder des europäischen Wirtschaftsraums
Die Daten werden nicht automatisch an Drittländer oder an eine internationale Organisation übertragen. Alle vom Kunden außerhalb der EU oder des EWR angeforderten Datenübertragungen werden so durchgeführt, dass sie den Datenübertragungsanforderungen der Datenschutzverordnung der Europäischen Union entsprechen.
11 Inspektionsrecht
Die betroffene Person hat das Recht zu prüfen, welche Daten über sie im Register gespeichert sind. Darüber hinaus hat die Person nach einem hinreichend genauen und individuellen Inspektionsantrag das Recht, über die sie betreffenden und in den Aufzeichnungen enthaltenen Daten informiert zu werden. Der Inspektionsantrag muss schriftlich oder auf andere verifizierte Weise gestellt und an die in Abschnitt 2 genannte Adresse gerichtet werden.
Falls erforderlich, kann Proventia Oy die betroffene Person auffordern, ihre Anfrage schriftlich zu präzisieren, und die Identität der betroffenen Person kann gegebenenfalls überprüft werden, bevor weitere Maßnahmen ergriffen werden.
Das Inspektionsrecht kann aus gesetzlich vorgesehenen Gründen verweigert werden. Die Ausübung des Inspektionsrechts ist grundsätzlich kostenlos.
12 Recht auf Berichtigung und Löschung von Daten
Die betroffene Person kann die Korrektur, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung falscher, unnötiger, unvollständiger oder veralteter Daten beantragen. Die betroffene Person muss ihren relevanten Anspruch an Proventia Oy an die in Abschnitt 2 angegebene Adresse senden.
13 Untersagungsrecht
Die betroffene Person hat das Recht, im Zusammenhang mit ihrer persönlichen besonderen Situation den Verarbeitungsvorgängen, die Proventia Oy den personenbezogenen Daten der betroffenen Person auferlegt, zu widersprechen, sofern die Verarbeitung der Daten auf der Kundenbeziehung zwischen Proventia Oy und der betroffenen Person beruht.
Die betroffene Person kann gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch an die in Abschnitt 2 genannte Adresse erheben. Im Zusammenhang mit dem Anspruch muss die betroffene Person die spezifische Situation konkretisieren, auf deren Grundlage sie der Verarbeitung widerspricht.
Proventia Oy kann die Ausführung eines Widerspruchsantrags aus gesetzlich festgelegten Gründen ablehnen.
14 Sonstige Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die betroffene Person hat das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu verlangen. Die betroffene Person hat auch das Recht, personenbezogene Daten über sie zu erhalten, die sie dem für die Verarbeitung Verantwortlichen in strukturierter, allgemein verwendeter und maschinenlesbarer Form zur Verfügung gestellt hat, und sie hat das Recht, diese Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übertragen. Darüber hinaus hat die betroffene Person das Recht, der Datenverarbeitung, der automatischen Entscheidungsfindung und der Profilerstellung zu widersprechen.
Wenn personenbezogene Daten aufgrund der Zustimmung der betroffenen Person verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, ihre Zustimmung zu widerrufen, indem sie Proventia Oy unter der in Abschnitt 2 angegebenen Adresse benachrichtigt.
15 Das Recht der betroffenen Person, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen
Die betroffene Person hat das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn der für die Verarbeitung Verantwortliche bei seinen Tätigkeiten die geltenden Datenschutzbestimmungen nicht eingehalten hat.
16 Löschen personenbezogener Daten und deren Aufbewahrungsfrist
Proventia Oy löscht die Daten des Kunden aus dem Register, wenn kein geschäftlicher Grund mehr für die Verarbeitung der Daten besteht oder wenn die betroffene Person Proventia Oy auffordert, die sie betreffenden Daten auf der Grundlage des Gesetzes selbst zu löschen.
Digitale Daten werden durch Überschreiben zerstört und Papierdokumente werden unter Berücksichtigung der Datensicherheit vernichtet, wenn keine Gründe mehr für die Verarbeitung oder Speicherung der Daten bestehen. Die Daten werden jedoch nicht gelöscht, wenn das Gesetz etwas anderes vorsieht oder die zuständige Behörde ein Verfahren eingeleitet hat, bei dem Proventia Oy die Daten aufbewahren muss, oder eine andere Partei beim finnischen Gericht eine Sicherheitsschutzentscheidung für die Daten beantragt hat.
17 Änderungen an der Datenschutzerklärung
Proventia Oy behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung durch eine Benachrichtigung auf ihrer Website zu ändern.